Cómo crear una agenda virtual compartida con tu equipo

Una agenda virtual compartida resuelve dos problemas distintos: que cada persona que atiende tenga su propia agenda y su horario, y que quien te ayuda (recepción, portería, encargado de turno) pueda ver y mover el día sin que tú le mandes screenshots. Con Quiero Agendar tienes ambas cosas, y cada persona ve solo lo que su rol permite. Aquí el paso a paso.

¿Por qué una agenda compartida y no un grupo de WhatsApp?

La forma más común en Chile de coordinar la agenda de un equipo es un grupo de WhatsApp donde alguien escribe «mañana 9:00 viene Pablo». Funciona, pero tiene tres puntos débiles:

• Es manual. Cada cita se transcribe a mano — oportunidad de error, y nadie quiere ser el responsable.
• No tiene memoria. El mensaje de la semana pasada se pierde en el scroll.
• Mezcla todo. Confirmaciones de citas, chistes y links del partido en el mismo hilo.

Una agenda virtual compartida bien hecha hace que las reservas vivan en un solo lugar, se actualicen solas cuando un cliente reserva, y se muestren a quien tú elijas con el detalle que su rol necesita.

Dos formas de compartir tu agenda en Quiero Agendar

Antes de los pasos, vale la pena distinguir las dos modalidades:

• Las agendas del equipo. Cada persona que atiende tiene su propia agenda, horario y vacaciones, y tus clientes eligen con quién reservar. Incluido desde el plan Equipos (5 integrantes); Empresas no tiene límite.
• El panel del equipo. Las personas a las que les das acceso entran desde su teléfono con un enlace a su correo, sin crear cuentas, y cada una con un rol: Profesional, Portería, Recepción o Encargado. En Solo entra una persona de apoyo (recepción o portería); en Equipos y Empresas, todo tu equipo, sin costo por persona.

Las dos se complementan: quien atiende ve su agenda en el panel, y quien está en el mesón o en la puerta ve el día de todos.

Paso 1 — Invita a tu equipo

Desde /dashboard/equipo agregas a cada integrante: nombre, foto, color de identificación y biografía opcional. El color es importante — es el que aparece en la agenda compartida cuando se ve la grilla por staff.

Tu plan define cuántos integrantes activos puedes tener:

• Plan Gratis: 1 integrante (tú).
• Plan Solo: 1 integrante que atiende (tú), más una persona de apoyo con acceso al panel. Cuando sumas a otra persona que atiende, te mueves a Equipos.
• Plan Equipos: 5 integrantes activos.
• Plan Empresas: integrantes ilimitados.
• Cupos extra: $5.000/mes por cada integrante adicional — útil en Equipos cuando creces más rápido que el plan.

Paso 2 — Define horarios y vacaciones por integrante

Cada integrante puede tener su propio horario semanal y sus propias vacaciones, distintos del horario general del negocio. Esto resuelve casos típicos:

• Carlos atiende lunes y miércoles, María martes y jueves; el calendario público solo muestra los días que aplican según con quién agende el cliente.
• María se va de vacaciones en agosto; sus reservas quedan bloqueadas ese mes mientras el resto del equipo sigue recibiendo clientes con normalidad.
• Hay una mañana de capacitación: bloqueas un solo día puntual desde su pestaña de disponibilidad.

Lo configuras desde la ficha de cada integrante en /dashboard/equipo, pestaña «Disponibilidad».

Paso 3 — Asocia servicios con integrantes

No todos hacen todo. Si Carlos hace cortes de barba pero María hace tinturas y depilación, no quieres que el widget público le ofrezca cortes de barba con María. Desde la ficha del servicio (o la del integrante) eliges quién puede realizarlo.

Cuando hay 2 o más integrantes activos para un servicio, el widget muestra un selector «¿Con quién quieres agendar?» antes de mostrar la disponibilidad. También aparece la opción «Cualquiera», que asigna al primer integrante con cupo.

Paso 4 — Dale acceso al panel a quien te ayuda

En /dashboard/equipo, sección «Acceso al panel», tocas «Dar acceso», escribes el nombre y el correo y eliges el rol. A esa persona le llega un enlace: lo abre en su teléfono, toca «Entrar» y queda conectada 14 días. No crea cuentas ni contraseñas.

• Profesional: su propia agenda, la lista de sus clases y notas en sus reservas. Sin datos de contacto.
• Portería: la lista de hoy para marcar quién llegó. Sin datos de contacto.
• Recepción: toda la agenda con teléfonos y correos: reserva, mueve, cancela y cobra.
• Encargado: todo lo de Recepción, más cerrar días y bloquear horarios.

En Solo puedes dar acceso a una persona, como Recepción o Portería. En Equipos y Empresas, a todo tu equipo, con cualquier rol.

Paso 5 — Revisa quién hizo qué y quita accesos cuando cambie el equipo

Lo que haga tu equipo queda en el historial de cada reserva: quién la movió, quién registró el pago, quién marcó la asistencia. Servicios, precios y tu página siguen siendo solo tuyos; en Equipos y Empresas, tu equipo te los puede pedir y tú apruebas desde el correo.

Si alguien deja el equipo, tocas «Quitar acceso» y se cierra al instante en todos sus dispositivos.

Tres casos de uso reales

• Consulta con secretaria. Una psicóloga en plan Solo le da acceso a su secretaria como Recepción: ella agenda a los pacientes que llaman y registra los pagos, sin la contraseña de la dueña.
• Gimnasio o complejo de canchas. Quien está en la entrada entra como Portería y marca quién llegó desde su teléfono, sin ver teléfonos ni correos de los socios.
• Salón de belleza. 4 estilistas, cada una con su horario y su agenda en el teléfono como Profesional; la encargada del local mueve horas y cierra el día del feriado.

Preguntas frecuentes