Cómo crear una agenda virtual compartida con tu equipo

Una agenda virtual compartida resuelve dos problemas distintos: que tu equipo sepa qué viene hoy sin pelearse por un cuaderno, y que la gente que no tiene cuenta (recepción, encargado de cancha, socio del emprendimiento) pueda mirar el día sin que tú le mandes screenshots. Con Quiero Agendar tienes ambas cosas — y la segunda con contraseña propia. Aquí el paso a paso.

¿Por qué una agenda compartida y no un grupo de WhatsApp?

La forma más común en Chile de coordinar la agenda de un equipo es un grupo de WhatsApp donde alguien escribe «mañana 9:00 viene Pablo». Funciona, pero tiene tres puntos débiles:

• Es manual. Cada cita se transcribe a mano — oportunidad de error, y nadie quiere ser el responsable.
• No tiene memoria. El mensaje de la semana pasada se pierde en el scroll.
• Mezcla todo. Confirmaciones de citas, chistes y links del partido en el mismo hilo.

Una agenda virtual compartida bien hecha hace que las reservas vivan en un solo lugar, se actualicen solas cuando un cliente reserva, y se muestren a quien tú elijas con el detalle que tú elijas.

Dos formas de compartir tu agenda en Quiero Agendar

Antes de los pasos, vale la pena distinguir las dos modalidades:

• Compartir con tu equipo (interno). Cada integrante tiene su propia cuenta, ve sus reservas y puede ver la agenda de todos si así lo configuras. Incluido desde el plan Equipos (5 integrantes); Empresas no tiene límite. El plan Solo se queda en 1 usuario por diseño. Necesario para que cada persona tenga su horario, sus vacaciones y reciba sus propias notificaciones.
• Compartir con un link público (externo). Personas fuera del equipo — recepcionista de turno, encargado de cancha, socio que no opera el negocio — entran a una URL con contraseña, ven la agenda en modo lectura y nada más. Es un complemento adicional a $5.000/mes, ideal cuando no quieres dar acceso al panel completo.

Las dos modalidades conviven: puedes tener tu equipo trabajando con sus cuentas Y, además, una o varias vistas públicas para los puntos de contacto físicos (recepción, cancha 1, cancha 2).

Paso 1 — Invita a tu equipo

Desde /dashboard/equipo agregas a cada integrante: nombre, foto, color de identificación y biografía opcional. El color es importante — es el que aparece en la agenda compartida cuando se ve la grilla por staff.

Tu plan define cuántos integrantes activos puedes tener:

• Plan Gratis: 1 integrante (tú).
• Plan Solo: 1 integrante (sin equipo — intencional; cuando contratas, te mueves a Equipos).
• Plan Equipos: 5 integrantes activos.
• Plan Empresas: integrantes ilimitados.
• Cupos extra: $5.000/mes por cada integrante adicional — útil en Equipos cuando creces más rápido que el plan.

Paso 2 — Define horarios y vacaciones por integrante

Cada integrante puede tener su propio horario semanal y sus propias vacaciones, distintos del horario general del negocio. Esto resuelve casos típicos:

• Carlos atiende lunes y miércoles, María martes y jueves; el calendario público solo muestra los días que aplican según con quién agende el cliente.
• María se va de vacaciones en agosto; sus reservas quedan bloqueadas ese mes mientras el resto del equipo sigue recibiendo clientes con normalidad.
• Hay una mañana de capacitación: bloqueas un solo día puntual desde su pestaña de disponibilidad.

Lo configuras desde la ficha de cada integrante en /dashboard/equipo, pestaña «Disponibilidad».

Paso 3 — Asocia servicios con integrantes

No todos hacen todo. Si Carlos hace cortes de barba pero María hace tinturas y depilación, no quieres que el widget público le ofrezca cortes de barba con María. Desde la ficha del servicio (o la del integrante) eliges quién puede realizarlo.

Cuando hay 2 o más integrantes activos para un servicio, el widget muestra un selector «¿Con quién quieres agendar?» antes de mostrar la disponibilidad. También aparece la opción «Cualquiera», que asigna al primer integrante con cupo.

Paso 4 — Crea una vista pública (complemento opcional)

Hasta aquí tu equipo ya comparte agenda. Si además necesitas que alguien sin cuenta vea la agenda — la recepcionista de turno, el encargado de cancha — activas el complemento Calendario para el equipo a $5.000/mes.

Una vez activo, desde /dashboard/calendarios-compartidoscreas una vista. Cada vista es independiente y tiene:

• Su propia URL pública — del tipo quieroagendar.cl/equipo/abc123.
• Su propia contraseña — pides un mínimo de 6 caracteres; la rotas en cualquier momento.
• Sus propios filtros — por staff, por servicio, o ambos. Una vista podría mostrar solo la cancha 1; otra, todo el equipo de masajistas; otra, solo a María.
• Su propia visibilidad de datos sensibles — eliges si la persona en recepción ve correo, teléfono y notas de cada reserva, o solo el nombre y la hora.

Paso 5 — Comparte el link y rota la contraseña cuando lo necesites

Pasa el enlace al equipo de turno por el canal que sea (WhatsApp, email, papel pegado en la pared del local). La persona entra a la URL, escribe la contraseña una vez, y queda con sesión por 12 horas.

Si rota el equipo y prefieres invalidar las sesiones anteriores —o sospechas que el link se filtró— rotas la contraseña con un clic: todas las sesiones activas se invalidan. Quien tenga la nueva contraseña sigue accediendo; el resto vuelve al prompt de login.

Tres casos de uso reales

• Clínica con varios profesionales. Cada doctor tiene su agenda interna; recepción tiene una vista pública con todos los doctores del día y los datos del paciente para confirmar al llegar.
• Complejo de canchas. Una vista por cancha, mostrada en una tablet en el hall de entrada. El encargado de turno ve el orden del día sin necesitar acceso al panel completo.
• Salón de belleza. 4 estilistas, cada una con su horario. Una vista pública con PII oculta pegada en el reloj de control, para que el equipo vea quién viene sin exponer datos personales.

Preguntas frecuentes